Яг одоо бизнесээ Office 365 руу шилжүүлэх 5 шалтгаан + мэргэжилтний зөвлөгөө

Хорин нэгдүгээр зуунд ямар бизнесүүд хамгийн амжилттай явж байна вэ? Хэлэхэд хялбархан, түрүүлж үүлэн технологи руу шилжиж чадсан бизнесүүд. Харин та бизнестээ үүлэн технологийг ашиглаж эхэлсэн үү? Хэрвээ амжаагүй бол хэрэглээний програмуудаас эхлэх нь хамгийн тохиромжтой сонголт байх болно. Энэ энгийн шилжилт бол ажилтнуудын бүтээмж, байгууллагын дотоод харилцаа, зардал мөнгөнд ч нөлөөлөх чухал өөрчлөлт юм. Тиймээс энэ удаагийн нийтлэлээр бид үүлэн технологид суурилсан, Word, Excel-ээс эхлээд Outlook, Planner зэрэг оффист хэрэгцээтэй бүх л програмуудын нийлбэр багц болох Office 365-ийн тухай бэлтгэлээ. Дараах нийтлэлээр бизнесүүд яагаад Office 365-ийг хэрэглэх ёстойг, Мобиком Корпорацын Мэдээллийн технологийн албаны захирал Б.Мөнхзоригийн зөвлөгөөтэй хамт хүргэж байна.

ЗАРДЛАА БАГАСГАХ

Office 365 нь зардлаа бууруулахад олон талаар нөлөөлдөг. Юуны түрүүнд та байгууллагын дотоод сүлжээг (интранет) хариуцуулахаар хүн хөлслөх хэрэггүй болно. Учир нь Office 365-д үүнийг орлох апп бий. Бас та хамгаалалтын систем худалдаж авах шаардлагагүй. Яагаад гэвэл таны файлууд Microsoft-ийн хамгаалалт дор үүлэн технологиор хадгалагдаж байх юм. Мэдээж Office 365 дээр байнга шинэчлэл, өөрчлөлтүүд хийгдэж байх учир та оффисын програмуудаа шинэчлэх, дахин дараагийн хувилбарыг худалдан авах шаардлагагүй болно. Office 365-д уламжлалт оффисын програмууд төдийгүй таны ажлын хөнгөвчлөх олон өөр апп байгааг санаарай.

АЖЛАА ХУРДТАЙ ЯВУУЛАХ

Ажиллах хүчин тархан байрлах болсон өнөө үед Office 365 таныг ажлаа саадгүй хурдан явуулахад туслах болно. Office 365 үүлэн технологид суурилдаг учир хэрэглэгчид хаанаас ч, ямар ч төхөөрөмжөөр хандах боломжтой. Өөр байршлаас ажилласан ч, өөр улсын иргэдийг ажилд авсан ч ажил саадгүй үргэлжлэх боломжтой.

БАЙГУУЛЛАГЫН ДОТООД ХАРИЛЦААГ САЙЖРУУЛАХ

Байгууллагын ажилтнууд баг, хэлтэс, өрөө, оффис гээд олон зүйлээр тусгаарлагддаг. Үүнээс болж тогтмол бие биетэйгээ харилцаад байдаггүй. Харин энэ асуудлыг онлайнаар шийдвэрлэх боломжтой. Office 365-д байгууллагын дотоод харилцааг дэмждэг олон аппууд бий. Үүнд: Exchange, SharePoint, Teams, OneDrive, Planner, Power Bi зэрэг аппууд орно.

АЖИЛТНУУДЫН БҮТЭЭМЖИЙГ ДЭЭШЛҮҮЛЭХ

Хэрэглэгчид кофе ууж суунгаа өөрийн гар утсаар ажлын төлөвлөгөө, гүйцэтгэлээ хянах, оффис дээр өрнөж буй хурлын үйл явц, илтгэлүүдийг харах нөхцөлийг Office 365 олгодог. Planner апп-ийн тусламжтайгаар төлөвлөгөө гарган хугацаа товлож, гүйцэтгэгчийг зааж, гүйцэтгэлийн хялбарчилсан тайлан авдаг учир ажилтан тус бүр өөрийн бүтээмжийг хянах боломжтой.

БАЙГУУЛЛАГЫН IT ҮЙЛЧИЛГЭЭГ САЙЖРУУЛАХ

Байгууллага бүр өөрсдийн дотоод сүлжээ, хамгаалалтын системтэй байх албагүй. Ялангуяа мэдээлэл технологийн компани биш бол энэ тал дээр хүн хөлсөлж, нэмэлт хөрөнгө зарах шаардлагагүй байдаг. Өөрсдийн IT үйлчилгээг илүү мэргэжлийн найдвартай газарт нь даатгаж болно шүү дээ. Энгийн хамгаалалтын систем, дотоод сервер орчноос Microsoft-ийнх илүү найдвартай бөгөөд хямдхан. Иймд Office 365 ашиглан байгууллагын файлаа дотооддоо аюулгүй хуваалцах боломжтой юм.

Бид энэ сэдвээр практикт ойрхон зөвлөгөө өгч чадах “Мобиком” Корпорацын Мэдээллийн технологийн албаны захирал Б.Мөнхзоригтой холбогдож, байгууллагадаа Office 365-ийг хэрхэн ашиглаж байгааг нь сонирхсон юм. Мобиком Корпорац үүлэн технологийн дижитал шилжилтийг амжилттай нэвтрүүлж, Office 365 програмыг ашиглаад нэг жил болж байгаа аж.

ҮҮЛЭН ТЕХНОЛОГИЙН ТУХАЙ

Одоогоос таван жилийн өмнөх дэлхийд “үүлэн технологид бүрэн шилжих нь аюултай” гэх үзэл дэлгэрч, хэрэглэгчдэд уг технологийг On-Premise-тэй хослуулан хэрэглэхийг уриалж байв. Гэвч энэ нь ердөө уламжлалт дата төвүүдийн бизнесээ хамгаалах гэсэн сөрөг пи-арын үр дүн байсан гэж болно. Харин одоо үүлэн технологи анх гарч ирж байсан үеийнх шигээ өргөн дэлгэрч, сая сая хүмүүс өдөр тутам ашиглан, бизнесүүд үйлчилгээгээ уг технологид шилжүүлж байна. Үүлэн технологид шилжих хамгийн хялбар арга бол Office 365-ийг ашиглах. Оффисын програмуудаа үүлэн технологи руу шилжүүлэхдээ эргэлзэх хэрэггүй. Учир нь On-Premise ч бай, үүлэн ч бай ялгаагүй техник хангамж, програм хангамж бэлдэж, лиценз худалдан авах болно.

Томоохон тооцоолол хийдэг програмууд дээр үүлэн технологи руу шилжих эсэхдээ эргэлзэж болох ч оффисын төрлийн програмд бол эргэлзэх шаардлагагүй. Үүлэн технологид хурдан шилжвэл ашигтай байх болно. Нэмж хэлэхэд “компани бүр өөрийн гэсэн сервертэй байвал аюулгүй байна” гэх ойлголтоос салах хэрэгтэй. Харин ч эсрэгээр шаардлага хангахгүй, хямд серверийг хэрэглэх нь илүү аюултай. Байнга арчилж тордож явахад амаргүй байдаг. Нэгэнт жижиг, дунд компаниуд том хамгаалалтын систем авах шаардлагагүй тул үүлэн технологид шилжиж зардлаа хэмнэхийн зэрэгцээ аюулгүй байдлаа сайжруулах боломжтой.

OFFICE 365 ТУХАЙД

Office 365 дээрх бүх аппууд хоорондоо харилцан холбоотой байдаг. Жишээлбэл Outlook ашиглаж байх үед Planner апп дээрх даалгаврын хугацаа болчихсон байвал Outlook цонхон дотор сануулга гарч ирдэг нь амар байдаг. Эсвэл Outlook-ээсээ хүн рүү “тэдний өдөр тийм ажил хийгээрэй” гэж бичвэл автоматаар танин Planner дээр даалгавар үүсгэх эсэхийг асууна. Энэ мэтчилэн бүх аппууд нь хоорондоо уялдаа холбоотой байж ажлыг хөнгөвчилдөг. Бид энэ бүх програмуудыг хэрэглэхдээ аюулгүй байдал, нууцлалыг өндөр төвшинд ханган ажилладаг.

• Teams апп-ийг бид видео хурал, зөвлөгөөн хийхэд ашигладаг. Илтгэл тавьж байгаа хүн нь дэлгэцээ хуваалцан, илтгэлээ үзүүлэх боломжтой нь их таалагддаг. Тиймээс бид өглөө болгоныхоо шуурхай хурлыг гурван өөр оффис дээрээс холбогдож хийдэг болсон.
• Power BI апп-ийг манай маркетингийн албаныхан ихэвчлэн ашиглаж байгаа. Power BI нь Excel дээр тайлан бэлддэг шиг олон дахин ажиллах шаардлагагүй. Яагаад гэвэл тайлангийн загвараа нэг удаа бий болгоод, шууд өгөгдлийн эх үүсвэртэй холбон ашиглах боломжтой. Ингэснээр хүссэн бүтцээ хурдан гаргаж, алдаа гаргах магадлал маш бага болдог.
• SharePoint Automation — Манай захирлууд өөр өөр оффис дээр суудаг учир нэг зүйл батлахын тулд олон газраар явж гарын үсэг зуруулна гэдэг их төвөгтэй. Иймээс үүнийг автоматжуулан зөвшөөрөл авдаг болгохоор ажиллаж байна.
• One drive нь энгийн файл шэйрээс ялгаатай нь утаснаас орж болдог. Бас хадгалах орон зай нь Cloud дээр байрладаг бөгөөд хэмжээ нь хангалттай их байдаг учир тусдаа IT мэргэжилтэн шаардлагагүй байдаг нь том давуу тал болдог.
• SharePoint програмыг манай хүний нөөцийн газар идэвхтэй ашиглаж байгаа. Үүнийг интранет буюу дотоод сүлжээ маягаар, ажилтнуудад зориулсан сургалтын материал тараахдаа хэрэглэж байгаа. Энэ апп-ийг ашиглан өөрсдийн форталыг үүсгэн, файл хоорондоо хуваалцах боломжтой.
• Planner апп-ийг ашиглан даалгавар өгч, хугацаа тавин, хийх хүнийг нь цохож болдог. Долоо хоног болгоны уулзалт дээрээ бид ажлын гүйцэтгэлээ энэ апп-ийг ашиглан хянадаг. Энэ апп төлөвлөгөөний хэдийг нь хугацаандаа дуусгасан, хэд нь одоо хүртэл дуусаагүй байгаа талаар тайлан гаргадаг. Хэн их ажилтай байна, хэний ажил удааширч байна гэсэн графикуудыг харж болдог.

Хэрвээ та Office 365 программыг ашиглахыг хүсвэл Microsoft-ийн Монгол дахь албан ёсны түнш Эмпасофт компанид хандаарай.